Заполнение авансовых отчетов по итогам командировок, даже если все оплаты проводились безналичным расчетом, отнимает достаточно много времени у работников. Для того чтобы оптимизировать эту работу, компания планирует ввести электронную форму такого отчета. Нужно ли его дублировать на бумаге, чтобы при налогообложении прибыли не возникло лишних претензий со стороны налоговых органов? Как следует из письма Минфина от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, «виртуальный» отчет вполне может заменить бумажный аналог авансового отчета. Однако это возможно только в случае, если отчет будет подписан квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

Представители Минфина напомнили, что с 1 января текущего года действует новый закон о бухучете – Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Пунктом 5 статьи 9 этого закона установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В то же время чиновники отмечают, что отношения в области использования электронных подписей регулирует Закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». При этом согласно пункту 1 статьи 6 этого закона информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным его бумажному аналогу, подписанному собственноручной подписью. Закон № 63-ФЗ допускает, что в некоторых случаях для этих целей может подойти и простая или неквалифицированная подпись. Однако такие случаи в обязательном порядке должны быть законодательно закреплены. Между тем в Налоговом кодексе такие случаи не определены. А это значит, что электронный авансовый отчет, составленный по итогам командировки, должен быть подписан исключительно квалифицированной электронной подписью.