По роду своей профессиональной деятельности бухгалтеру приходится иметь дело с большим количеством бумаг - начиная с первичной документации вроде счет-фактур, актов и накладных и заканчивая отчетами, справками и выписками из фискальных и надзорных органов. Всю документацию нужно систематизировать и хранить, чтобы с одной стороны оградить её от посторонних, с другой - чтобы в случае необходимости нужный документ можно было быстро найти.

Для хранения больших объемов документов используют архивные металлические шкафы, обладающих отличной вместимостью. На полках этих шкафов свободно размещаются толстые папки-регистраторы под документы формата А4 - некоторые модели позволяют хранить до 80 толстых папок. Полки, как правило, съемные с регулируемой высотой установки - это может быть удобно при организации системы хранения с учетом индивидуальных пожеланий.

Для хранения небольшого числа папок используются так называемые бухгалтерские шкафы - они меньше архивных по размеру, но более прочные. Выполнены такие шкафы из более толстой стали и запираются надёжными замками. Внутреннее пространство может быть оборудовано запираемым кассовым отделением. Так что, если число толстых папок не превышает десяти, бухгалтерский шкаф - это то что нужно.

Для хранения трудовых книжек, печатей и важных документов имеет смысл купить сейф в офис - похож на бухгалтерский шкаф, но вместе с тем обеспечивает более высокий уровень защиты. В офисных сейфах допускается хранение небольших сумм денег - до 50 тыс, для хранения больших сумм предназначены модели 1 или 2 класса устойчивости ко взлому.

При выборе сейфа следует обратить внимание на тип замка. Дело в том, что он определяет не только стоимость сейфа, но и особенности его эксплуатации. Самый распространенный - классический ключевой замок - простой, надёжный и что немаловажно недорогой. Кодовые замки - более дорогие, но и более удобные в эксплуатации - вам не придется постоянно носить с собой ключи, а при необходимости можно всегда сменить код. Если нет проблем с памятью и финансы позволяют, имеет смысл обратить внимание на сейфы с кодовыми электронными замками.

Для того чтобы защититься от подделок, при покупке обращайте внимание на наличие сертификатов соответствия российским ГОСТ-ам. Для металлических шкафов действующим стандартом в России является ГОСТ 16371-93, для сейфов - ГОСТ Р 50862-2005. Сертификат документально подтверждает заявленные производителем характеристики, оформляется по итогам лабораторных испытаний. Наиболее популярны в России серии офисной металлической мебели "ПРАКТИК" (бизнес класс) и "NOBILIS" (премиум класс), сейфы "VALBERG".

За рамками этого обзора остались металлические картотеки и стеллажи, предназначенные для систематизированного хранения и оперативного доступа к документам. О них мы расскажем в следующий раз.