Служебная записка в целях налогообложения прибыли не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Такое мнение выразил Минфин в письме от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368. Финансисты считают, что в названных целях могут использоваться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно.

Чиновники напомнили, что в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В то же время согласно пункту 7 постановления правительства от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» в общем случае фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам. Если же сотрудник отправился в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания его в месте командирования указывается в служебной записке. Таковую работник должен представить в бухгалтерию одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). В Минфине отмечают, что перечень оправдательных документов в данном случае открыт. Соответственно, по мнению чиновников, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также использования личного транспорта могут являться любые первичные документы, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно.