Оказывая услуги населению, хозяйствующий субъект вправе отказаться от применения контрольно-кассовой техники, выдавая заказчикам вместо кассовых чеков бланки строгой отчетности. Данные бланки должны отвечать определенным требованиям. При этом, с одной стороны, законодательство устанавливает ограничение на способ изготовления столь «строгих» бланков. С другой, оказывается, они не такие уж и строгие.

Положение об осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с помощью платежных карт с использованием бланков строгой отчетности, утверждено постановлением правительства от 6 мая 2008 г. № 359 (далее – Положение).

Согласно данному документу по общему правилу форма БСО каждым хозяйствующим субъектом разрабатывается самостоятельно, исходя из перечня обязательных реквизитов данного документа (письмо Минздравсоцразвития от 25 ноября 2008 г. № 9204-ВБ). Исключением являются случаи, когда какое-либо госведомство наделено полномочиями по утверждению бланков БСО в регулируемой им сфере (п. 5 Положения), а также когда в отношении данного вида услуг еще до вступления в силу Положения были утверждены формы БСО в соответствии с ранее действовавшим постановлением правительства от 31 марта 2005 г. № 171. В данном случае следует применять именно эти бланки (п. 2 постановления правительства от 6 мая 2008 г. № 359).

Как уже упоминалось, Положение содержит перечень обязательных реквизитов, которые должен сдержать каждый бланк строгой отчетности. Кроме того, как следует из письма УФНС по г. Москве от 1 марта 2010 г. № 17-15/020721 БСО помимо прочего являются первичными учетными документами. Иными словами, при разработке бланка не следует забывать и об обязательном перечне реквизитов «первички».

В остальном же как содержание (дополнительные реквизиты), так и форма (шрифт, цвет и т.п.), БСО, определяются хозяйствующим субъектом самостоятельно (подп. «к» п. 3 Положения, письма УФНС по г. Москве от 12 марта 2009 г. № 17-15/022192, от 2 марта 2009 г. № 17-15/19792).

Для использования бланков на практике, очевидно, необходимо иметь достаточный запас таковых или возможность изготовить БСО в любой момент. Положение позволяет и то и другое, и все же в способах изготовления бланков хозяйствующий субъект далеко не свободен.

Типографская печать

Одним из способов изготовления БСО, который предоставлен хозяйствующим субъектам Положением, является их печать типографским способом. Как следует из письма Минфина от 19 апреля 13 № 03-02-07/1/13465, это значит, что бланки должны быть отпечатаны с использованием типографской техники, содержащей клише печати, а также соответствующей штемпельной краски. Конечно, в своих разъяснениях финансисты говорили об изготовлении бланков организации, а не о «кассовых», однако, что касается, содержания понятия «типографский способ изготовления», особой разницы в данном случае нет.

Так, помимо прочего в письме чиновники также указали, что бланк организации, изготовленный типографским способом, имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный документ устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов. Согласно ГОСТу бланки, изготовленные типографским способом, нумеруются.

Так и представители ФНС давая разъяснения относительно уже «кассовых» БСО, изготовленных типографским способом в письме от 10 сентября 2012 г. № АС-4-2/14961 обратились к тому же ГОСТу. Исходя из пункта 3.25 данного документа налоговики, в частности, пришли к выводу, что наносить на БСО такой обязательный реквизит, как печать организации, типографским способом недопустимо, поскольку оттиск печати, нанесенный на бланк заранее, не может заверять подпись, которая появится на нем позднее.

Таким образом, БСО, изготовленные типографским способом также должны содержать дополнительные обязательные реквизиты. Однако все они перечислены непосредственно в Положении. В частности, речь идет о таких сведениях об изготовителе, как его сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер и год выполнения заказа, тираж (п. 4 и 9 Положения). Иной порядок может быть предусмотрен при утверждении формы БСО тем или иным госведомством. Но в любом случае на типографских бланках должны быть отпечатаны их серия и номер, проставленные непосредственно изготовителем. Их дублирование не допускается, за исключением серии и номера, наносимых на копию (отрывные части) документа.

К сведению! Согласно пункту 8 Положения при заполнении БСО должно либо обеспечиваться одновременное оформление не менее одной его копии либо бланк должен отрывные части. Исключением являются случаи, когда:

– речь идет о форме бланка, утвержденной госведомством согласно пунктам 5 и 6 Положения;

– все реквизиты БСО заполняются типографским способом при изготовлении бланков;

– все или часть реквизитов документа указываются в электронном виде.

Очевидно, что данный способ изготовления БСО рассчитан на то, что хозяйствующим субъектом бланки отпечатываются в типографии заранее и обеспечивается их постоянный достаточный запас.

Автоматизированная система

Помимо типографского способа изготовления Положение допускает формирование БСО с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения). При этом для одновременного заполнения бланка и выпуска БСО должно обеспечиваться выполнение следующих требований:

– автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;

– при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Собственно говоря, информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах организации и индивидуальные предприниматели обязаны представлять по запросу налоговых органов.

Исходя из таких требований к автоматизированной системе представители Минфина прежде всего разъясняют, что обычный персональный компьютер и подключенный к нему принтер таковой не являются (письмо Минфина от 7 ноября 2008 г. № 03-01-15/11-353). Ведь по существу, указывают чиновники, по параметрам функционирования автоматизированная система должна соответствовать требованиям, предъявляемым ко все той же контрольно-кассовой технике, чего простой компьютер обеспечить не может (письма Минфина от 26 ноября 2008 г. № 03-01-15/11-365, от 26 мая 2009 г. № 03-01-15/5-255, от 3 февраля 2009 г. № 03-01-15/1-43, от 25 ноября 2010 г. № 03-01-15/8-250). Более того, настаивают финансисты, соответствие автоматизированной системы, формирующей бланки строгой отчетности, требованиям Положения должно подтверждаться технической документацией по формированию, заполнению и печати бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам (письмо Минфина от 6 марта 2009 г. № 03-01-15/2-96). Аналогичным образом в письме от 10 сентября 2012 № АС-4-2/14961 высказались и представители Федеральной налоговой службы.

Разве что в отличие от контрольно-кассовой техники автоматизированную систему нет необходимости ставить на учет в ИФНС. Об этом говорится в письме ФНС от 10 сентября 2012 № АС-4-2/14961.